ก่อนอื่นต้องขอโทษด้วยครับที่แสดงความเห็นช้าไปหน่อยเพราะพึ่งกลับมาจากลูกค้าที่ต่างจังหวัด สำหรับการจ่ายเงินค่าเดินทาง ซึ่งไม่มีหลักฐานในการจ่ายเงิน เช่น ค่ารถแท็กซี่ รถไฟฟ้า บริษัทควรจะต้องจัดทำหลักฐานเอกสารการจ่ายเงินเพื่อพิสูจน์ให้เชื่อว่ามีการจ่ายเงินจริง และเกี่ยวข้องกับการประกอบกิจการอย่างไร ซึ่งในทางปฏิบัติบริษัทโดยทั่วไปมักจะใช้เอกสาร “ใบเบิกเงิน” ที่ใช้ภายในบริษัท โดยข้อความขั้นต่ำที่ควรมีในเอกสาร เช่น
• ชื่อพนังานที่ขอเบิก
• วันที่เกิดค่าใช้จ่าย
• ระบุเหตุผลทีต้องเบิก
• ชนิดของค่าใช้จ่าย เช่น ค่าแท็กซี่ จากไหนไปไหน เที่ยวละเท่าไร
• จำนวนเงินรวมทั้งสิ้น
• ลายเซ็นของผู้ขอเบิกเงิน
• ลายเซ็นของผู้อนุมัติ
• ลายเซ็นของผู้จ่าย
ดังนั้นผมคิดว่าเอกสารที่คุณจัดทำอยู่ในตอนนี้ก็ค่อนข้างรัดกุมแล้วครับ ซึ่งสามารถพิสูจน์ว่าได้มีการจ่ายให้ใคร เกี่ยวข้องอย่างไรกับบริษัท และมีการอนุมัติรายการโดยผู้มีอำนาจ อีกทั้งบุคคลที่จ่ายเงินก็เป็นพนักงานของบริษัทจึงไม่จำเป็นต้องแนบสำเนาบัตรพนักงานทุกครั้งก็ได้ครับ แต่ถ้าเป็นบุคคลภายนอกก็ต้องแนบสำเนาบัตรประชาชนของผู้รับเงินทุกครั้งครับ
นายรอบรู้
nairobroo@gmail.com
ผู้เขียน